Projectmanagement Tools vergelijken

Waarom een Project Management Tool gebruiken?

Het gebruik van een project management programma kan de kwaliteit en groei van een bedrijf ontzettend verbeteren. Eigenlijk komt het erop neer dat een bedrijf veel beter inzicht krijgt in alle bedrijfsprocessen. Met deze gegevens kunnen managers dan vervolgens kijken waar het beter kan.

Voor managers en projectleiders is het overigens noodzakelijk om gebruik te maken van projectmanagement software. Zo kunnen zij inzien hoeveel tijd er per werknemer besteed wordt aan bepaalde projecten. Het overzicht wordt beter behouden en het wordt makkelijker om projecten effectiever te managen.

Wat is een 'Project Management Tool'?

Het klinkt een beetje vaag; een programma waarmee je een project kunt regelen. Dit kan specifieker. Het gaat er namelijk om dat er data gegenereerd wordt van alle bedrijfsprocessen en dat hiervan geleerd kan worden. De software zorgt ervoor dat al deze processen worden geregistreerd en dat werknemers hun werkzaamheden erin kunnen verwerken. Zo kunnen alle afdelingen die te maken hebben met een specifiek project centraal communiceren.

De functie's van een project management tool

Dus je kunt er data mee generen. Dit gebeurt voor iedere afdeling van een bedrijf, het is echter niet zo zwart-wit. De software kan hele slimme combinaties maken van data zodat er bijvoorbeeld hele scherpe prognoses gesteld kunnen worden. Dit zijn de belangrijkste functie's:

1. Planning - Planning in een project is alles. Het is het fundament om een project goed en vlekkeloos te laten verlopen. Daarom is een gedeelde teamagenda een zeer belangrijke functie. Hoe deze is ingericht en welke extra features mogelijk zijn hangt geheel af van welke aanbieder het is.
2. Takenpakketten - Dit is ingedeeld in de planning. Door overzicht te hebben in je taken kun je deze makkelijker managen. Je kunt bijvoorbeeld 'milestones' zetten en budgetten hangen aan dingen die gedaan moeten worden. Vervolgens kun je taken 'afstrepen' als ze klaar zijn en is voor het hele team duidelijk hoe de voortgang verloopt.
3. Communicatie - Communicatie is belangrijk. Door alle communicatie met bijvoorbeeld leveranciers, klanten of collega's vast te leggen kan er nog moeilijk miscommunicatie plaatsvinden. Sommige project management tools bieden mooie chat oplossingen waarbij de communicatie logs worden opgeslagen.
4. Rapporteren en analyseren - Misschien is dit wel het meest waardevolle dat de software als resultaat kan brengen. Door alle communicatie, budgettering en taken te analyseren en te rapporteren kunnen projectleiders meer rendement halen. Er kan heel duidelijk zichtbaar worden gemaakt wat de heikel punten van een project zijn. Gezamenlijk kan dan gericht gewerkt worden naar een oplossing.
5. Time tracking - Met de app kun je per activiteit de tijd bijhouden. Door een helder overzicht te hebben van de tijd die besteed wordt per taak is het op de lange termijn zichtbaar waar werkzaamheden efficiënter gemaakt kunnen worden.