Online Boekhouden Voor ZZP'ers

Veel zzp’ers kiezen er nog voor om zelfstandig de administratie uit te voeren. Argumenten hiervoor zijn de hoge kosten van een accountant of het tijdgebrek om alternatieve oplossingen te zoeken. Wat als het allemaal veel makkelijker kan? Hoe prettig zou het zijn als een groot deel van de administratie is geautomatiseerd? Nooit meer bonnetjes bewaren in een mapje. Met boekhoudsoftware kan dit.

Op deze pagina lees je over wat er wel en wat er niet mogelijk is met boekhoudsoftware. Boekhouding voor zzp’ers moet en kan namelijk veel eenvoudiger.

#1

Bepaal wat je nodig hebt.

Afhankelijk van wat voor soort onderneming je hebt is er keuze uit verschillende boekhoudpakketten. Het is makkelijk om het te verdelen in service industrie en in goederenhandel. Met service heb je waarschijnlijk meer behoefte aan uren- en rittenregistratie. Terwijl bij goederenhandel een voorraadsysteem gekoppeld aan de boekhouding waarschijnlijk een grotere pre heeft. Uiteraard is ook een combinatie hiervan mogelijk.

In de keuzehulp hiernaast kun je ook aangeven binnen welke industrie je actief bent en hoeveel werknemers er actief zijn binnen de onderneming. Je zult dan alleen aanbevelingen van boekhoudprogramma's voor zzp’ers zien die relevant zijn voor jou persoonlijk.

#2

Hulp bij boekhouden. Of volledig uit handen?

Naast de verschillende functies van de boekhoudsoftware is er ook nog onderscheid te maken in de werkfuncties. Veel zzp’ers voeren alle handelingen zelf uit. Dus het invoeren van facturen, bonnetjes en het aanmaken van de btw-aangifte. Het gevaar hiervan is dat men soms niet op de hoogte is van gunstige financiële regelingen die een accountant wel weet. Ook zijn menselijke fouten veelvoorkomend.

Als je echt veel tijd kwijt bent aan het boekhouden is het voordeliger om dit volledig uit handen te geven. Veel aanbieders van de softwarepakketten hebben in-house accountants die worden gebonden aan klanten. Zo kun je er dus ook altijd voor kiezen om alles uit handen te laten nemen en één vast aanspreekpunt te hebben.

#3

Alle kosten op een rij zetten. Wat kost online boekhouden vs. een eigen boekhouder?

Stel, je kiest niet voor online boekhoudsoftware. Je gaat alles zelf doen. Bonnetjes bijhouden in Excel, facturen opslaan in mappen, etc. Dit is zeker mogelijk, en als je geen één euro wilt uitgeven aan boekhouden, is dit de manier. Er zijn echter een aantal factoren die zorgen dat je hierdoor op de lange termijn veel duurder uit bent.

  1. Tijd - Het aantal uren dat je aan je eigen administratie besteedt terwijl je deze uren ook in je onderneming kunt investeren zijn op de lange termijn erg kostbaar.

  2. Fouten - Hoe dan ook ga je fouten maken. Je kunt bijvoorbeeld een bonnetje kwijtraken. Gevolg is dat je deze dan niet meer kunt verwerken in de administratie. Dat betekent dus niet opgeven als kosten en geen btw kunnen terugkrijgen.

    Voorbeeld oplossing;
    Met een Scan & Herken app die ieder boekhoudprogramma wel aanbiedt heb je hier geen last van. Direct na de transactie maak je een foto van het bonnetje en wordt deze automatisch verwerkt in de administratie en een pdf bestand ervan gemaakt.
    Dit is slechts één fout die je kunt maken waarvan vaak de lasten net zoveel kosten als een boekhoudpakket.

  3. Expertise - Je loopt de expertise van accountants mis. Voor je het weet mis je een belangrijke aftrekpost of een korting op je belasting. Even niet opletten en je mist een paar honderd, misschien wel duizenden, euro’s. Als een accountant er naar had gekeken had dit dus kunnen worden voorkomen.

Conclusie: tenzij je je facturen op één hand kunt tellen op jaarbasis is het niet aan te raden om het volledig zelf te doen. Samenwerken met een boekhouder of accountant is een oplossing voor de bovenstaande problemen.

#4

Het verschil tussen de boekhoudpakketten. Waar moet ik op letten?

Er zijn wel meer dan 30 verschillende bedrijven die boekhoudsoftware hebben ontwikkeld. Veel lijken er op elkaar maar er zijn ook belangrijke verschillen. In alle gevallen is er altijd een gratis proefperiode. Deze varieert van 14 dagen tot wel 15 maanden, afhankelijk van het type onderneming en of je startende bent.

Er zijn vier belangrijke verschillen die de aanbieders van elkaar onderscheidt.

  1. Zelfstandig of samenwerkend - Niet alle bedrijven die deze software aanbieden hebben in-house accountants. Dit zijn vaak softwarepakketten voor MKB bedrijven omdat zij vaak deze zelf in dienst hebben. Check dus of deze optie mogelijk is mocht je hier behoefte aan hebben.

  2. Mobiele App - Is er een mobiele App aanwezig. In 90% van de gevallen is deze altijd gratis inbegrepen, maar het komt voor dat sommige bedrijven geen speciale App hebben ontwikkelt. Wel een beetje jammer als je nou net van plan was om met je smartphone bonnetjes te verwerken.

  3. Industriegebonden - Sommige boekhoudprogrammas zijn speciaal ingericht voor specifieke branches.

  4. Prijsverschil - Het prijsverschil is heel groot. De vanafprijs varieert van €7 per maand tot €39 per maand. Afhankelijk van de eisen die jij stelt en de hoeveelheid functies jij nodig hebt is er dus een flink verschil in de prijzen.