Administratie automatiseren doe je zo!

De ZZP'er en ondernemer zonder financiële werknemers zijn doorgaans veel tijd kwijt de boekhouding. Ieder kwartaal is er de BTW aangifte en jaarlijks moet de inkomstenbelasting worden geregeld. In dit artikel lees je hoe je zonder financiële achtergrond en technische kennis met boekhoudsoftware tóch een groot deel van de administratie kan automatiseren. Géén dure boekhouder meer en geen uren werk aan administratie besparen.

Wat zijn de voordelen van een administratie automatiseren?

Boekhoudsoftware is een typisch voorbeeld van digitalisering en iets dat de boekhouder voor een groot deel overbodig maakt. Stap voor stap kun je kleine delen van de administratie automatiseren zonder technische kennis. Hieronder staan de grootste voordelen van het automatiseren van jouw administratie:

• Geld besparen - Gemiddeld genomen bespaar je met een boekhoudprogramma tot 40% ten opzichte van een persoonlijke boekhouder. Er zijn veel gratis pakketten voor starters. Anders start een volwaardig boekhoudpakket vanaf €9,95 per maand. Kosten die je uiteraard ook weer zakelijk kunt boeken.
• Tijd besparen - Met automatische rapporten, jaarrapporten en BTW-aangiftes wordt veel tijd bespaard. Dit zijn zaken die je met een persoonlijke boekhouder niet kunt realiseren.
• Alles direct inzichtelijk - Met een dashboard heb je een visueel aantrekkelijk en intuïtief overzicht van omzet, openstaande- of betaalde facturen en prognoses van wat er nog gaat komen.

Wat kan ik automatiseren?

Automatiseren klinkt als een abstract begrip. Daarom lees je hieronder enkele voorbeelden van zaken die je kunt automatiseren en die de ondernemer tijd bespaart.

• Facturen digitaal verzenden - Met de meeste boekhoudprogramma's kun je jouw eigen factuur sjabloon en opmaak invoeren. Structurele betalingen kun je dan eenmalig instellen en automatisch verwerken. Het systeem verzorgt zelf de verzending, registratie en betaalherinneringen. Met een overzichtelijk dashboard heb je direct inzichtelijk wat de stand van zaken is. Een bijkomend voordeel is dat boekhoudprogramma's vaak een koppeling hebben met diverse betalingsmogelijkheden. Denk aan iDeal, Paypal of een creditcard.
• Bankafschriften koppelen - Alle betalingen die worden gedaan of ontvangen kunnen worden gekoppeld aan facturen. Op basis hiervan zorgt het boekhoudprogramma ervoor dat zaken als de BTW aangifte klaar worden gezet en jij met één druk op de knop de BTW aangifte indient. Niks meer overkloppen in het systeem van de belastingdienst, dit gaat dan allemaal automatisch.
• Digitale archivering - Alle facturen, bonnetjes, betaalbewijzen worden na één keer instellen op de juiste wijze opgeslagen. Alles is makkelijk inzichtelijk en in de Cloud opgeslagen.
• Rapportages uitdraaien - Facturen, reiskosten, inkopen, ed. kun worden allemaal geregistreerd op de juiste financiële posten. Een jaarrekening kun je dus met één druk op de knop uitdraaien.
• Klantenrelaties - Automatisch klanten benaderen en e-mailen kan je gemakkelijk automatiseren. Heeft een nieuwe klant zich aangemeld op je website? Gebruik die informatie om automatisch een pdf uit de draaien en op te sturen, wat weer kan leiden tot een automatische linkedIn post!

Er zijn veel bedrijven die je kunnen helpen met automatisering. Het helpt om zelf te bedenken op welk vlak je veel tijd kwijt bent met terugkomende handmatige taken. Vervolgens kan je hulp krijgen van Freelancers of agencies die zich hierin specialiseren. Zo kan je bijvoorbeeld via www.bamboe.io je vraag uitzetten.