Gratis Boekhouden als ZZP'er

Als zzp'er komt er heel wat administratie op je af. Het centrum van al die activiteit is je boekhouding. De zoektocht naar een passend boekhoudsysteem is daarom erg belangrijk en wil wel eens kopbrekers veroorzaken. Met name starters verbazen zich dan bijvoorbeeld over hoeveel werk een professionele boekhouder je nog geeft. Er zijn volmachten nodig; je moet allerhande bewijsstukken aanleveren; en, finaal, blijf je gewoon zelf verantwoordelijk voor de resultaten. Bovendien is het als kmo niet altijd raadzaam om je financieel overzicht zomaar uit handen te geven.

Hieronder leggen we uit hoe het beter, goedkoper en soms zelfs gratis kan met boekhoudsoftware. Je verneemt hoe het werkt en wat de voordelen zijn qua kosten, tijd, gemak en schaalbaarheid. Tot slot bespreken we kort 3 toonaangevende boekhoudprogramma's: e-Boekhouden, Tellow en Moneymonk.

Voor- en nadelen van een spreadsheet administratie

Eigenlijk heb je al een boekhouder op je computer staan. In de meeste gevallen heet hij Excel (Microsoft) of Numbers (Mac). Deze spreadsheet software is ongetwijfeld de laagdrempeligste manier om aan je boekhouding te beginnen. Zonder veel voorkennis kun je inkomsten en uitgaven hier keurig registreren. Met een handvol formules kun je zelfs je eerste stappen richting automatisering zetten.

De voordelen van zo'n aanpak liggen voor de hand. De aankoopkosten zijn beperkt en soms kan het zelfs gratis via open source toepassingen zoals Libre Office, of via online toepassingen zoals Google Sheets. Je kunt deze layouts eenvoudig aanpassen aan je noden en blijft onafhankelijk van softwareontwikkelaars, zonder dat de databeschikbaarheid moet lijden. Via cloudservers zoals Dropbox kun je je eigen werk zelfs online brengen.

Toch wordt spreadsheet software ook al snel complex en omslachtig. Je facturen komen hier nog gewoon uit de tekstverwerker en betaalbonnen gaan in een map. Alle informatie moet manueel ingegeven worden, zodat je vaak dubbel werk verricht. Bovendien vergroot de foutenmarge zo aanzienlijk, zonder dat er hulplijnen zijn, en zonder automatisch systeem voor (online) backups.

Kiezen voor een zzp boekhoudprogramma

Met andere woorden: je botst snel op de grenzen van spreadsheet software. Vooral het tijdsaspect doet veel zzp'ers twijfelen. Weegt het financiële voordeel wel genoeg door, als je na je eerste boekjaar al moet vaststellen dat het verhaal over is? Het antwoord is vaak negatief, zeker wanneer het aantal facturen stijgt of wanneer je verschillende data aan elkaar moet koppelen om een vlotte bedrijfswerking en -groei in stand te houden.

Dan is boekhoudsoftware het betere alternatief. Deze programma's zijn bovendien lang niet (meer) zo ontoegankelijk als vaak wordt gevreesd, integendeel. Ze zijn betaalbaar, gebruiksvriendelijk en worden tegenwoordig zelfs vaak afgestemd op maat van kmo's en miniondernemingen. De volledige automatisering van je boekhouding ligt zo eigenlijk voor het grijpen, inclusief koppelingen naar inventarissen, belastingdiensten en betaalplatformen. Opgeteld bespaar je zo hopen tijd en dus geld.

Er zijn vervolgens twee types systemen die je kunt proberen: online en offline. Het eerste is meestal gratis en garandeert je meteen ook veilige backups en tijdige software updates. Vollediger zijn echter de offline programma's, waarbij je via handige apps ook alle online voordelen kunt behouden, zonder dat er bezuinigen qua gebruiksvriendelijkheid, gemak of service tegenover staan.

Drie toonaangevende boekhoudprogramma's in Nederland

e-boekhouden

Een drietal voorbeelden geeft je een eerste idee van wat deze investering voor jouw bedrijf kan betekenen. Het eerste is e-Boekhouden, de meestgebruikte software van Nederland. Het programma wordt erkend door de belastingdienst en je hebt geen voorkennis nodig om ermee aan de slag te gaan. Je krijgt een totaalpakket met app, startcursus en uitgebreide dienstverlening; en starters kunnen 15 maanden lang gratis boekhouden, zonder beperkingen. Daarna kun je onbeperkt boeken en factureren voor een maandelijks bedrag van 14,5 €, inclusief databeheer, contactbeheer, budgetbeheer, voorraadbeheer, urenregistratie en btw-aangifte.

Meer informatie over e-boekhouden

Tellow

Ook Tellow kun je 3 maanden lang gratis uitproberen en past zijn prijs vervolgens aan aan de grootte van je bedrijf. Een volledige boekhouding kun je hier bijhouden vanaf 5 € per maand en 0,29€ per factuur of bon. Daarvoor worden alle boekhoudkundige documenten volledig automatisch verwerkt. Al wat jij nog moet doen, is facturen invullen en bonnetjes scannen. Ook je btw-aangifte verloopt helemaal vanzelf en je hebt overal een real-time zicht op ingaande en uitgaande betalingen, inclusief reminders die je zeggen wanneer je moet handelen.

Meer informatie over Tellow

Moneymonk

Moneymonk, tot slot, is het alles-in-één-pakket voor zzp boekhouding. Het biedt je niet alleen een volledig boekhoudsysteem, maar ook een (gratis) totaalsysteem voor projectmanagement. Zo kun je niet alleen automatisch factureren, btw opvolgen en data koppelen; maar ook uren, ritten, projecten, offertes en dies meer bijhouden. De taal is simpel, het interface gebruiksvriendelijk en de app beschikbaar voor iOS of Android. Je kunt gratis een account aanmaken en krijgt gratis hulp, met extra aandacht voor starters. Moneymonk is 30 dagen gratis uit te proberen en kost daarna 10 € per maand.

Meer informatie over Moneymonk